Die Person, die für die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben in einer Organisation zuständig ist, wird Datenschutzbeauftragter genannt. Das ist die wichtigste Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, es gibt aber auch weitere Aufgaben und Pflichten. Hier ist die Schulung von Mitarbeitern in datenschutzrechtlich relevanten Themen zu nennen. Außerdem dient der Datenschutzbeauftragte als fachkundiger Ansprechpartner für die Klärung von Fragen rund um die Thematik Datenschutz in der Organisation, er vertritt sie gegenüber Anfragen von Behörden und führt das sogenannte Verarbeitungsverzeichnis.
Die gesetzliche Pflicht, nach dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einen Datenschutzbeauftragten zu stellen, trifft ausnahmslos alle öffentlichen Stellen wie z. B. Behörden. Unternehmen haben bei mehr als 9 Beschäftigten grundsätzlich ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für Unternehmen, die keine automatisierte Datenverarbeitung vornehmen, gilt diese Pflicht jedoch erst bei mehr als 20 Mitarbeitern.
Handelt es sich um einen Mitarbeiter, so ist dieser von seiner regulären Arbeit für den Umfang seiner Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter freizustellen. Aufgrund seiner verantwortungsvollen Aufgabe genießt der Datenschutzbeauftragte einige Privilegien, so ist er im Rahmen seiner Tätigkeit nicht an Weisungen seines Arbeitgebers gebunden. Zudem hat er einen weitreichenden Kündigungsschutz, so darf er nicht ordentlich gekündigt werden, sondern nur aus wichtigem Grund. Hierzu sind nur schwerwiegenden Gründe zulässig, die ansonsten eine fristlose Kündigung rechtfertigen würden.
Geschäftsführer und sonstiges Führungspersonal der Organisation dürfen nicht zum Datenschutzbeauftragten berufen werden, da grundsätzlich die Gefahr von Interessenskonflikten gesehen wird. Für die Berufung muss der Kandidat zudem seine Zuverlässigkeit und fachkundliche Eignung nachweisen können.
Aufgrund dieser Problematiken bietet es sich für viele Unternehmen an, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Hierbei handelt es sich oftmals um erfahrene Experten, die gleichzeitig für mehrere Organisationen tätig sein können und für sogenannte „Data Compliance“- Unternehmen arbeiten. Diese Unternehmen helfen Organisationen, die an sie gestellten datenschutzrechtlichen Anforderungen gesetzeskonform umzusetzen und stellen unter anderem externe Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.
Eine Beauftragung stellt insbesondere für kleinere Unternehmen eine nicht unerhebliche finanzielle Belastung dar. Auf der anderen Seite muss sich das Unternehmen jedoch nicht um die fachliche Qualifizierung eines internen Mitarbeiters kümmern. Auch muss es dem Mitarbeiter keinen erweiterten Kündigungsschutz gewähren und ihn im Umfang seiner Tätigkeit als Datenschutzbeauftragten von der regulären Arbeit freistellen.